Datenschutzordnung WSG Probstheida




Datenschutzordnung "WSG Probstheida e. V."

 Präambel
   Der Sportverein WSG Probstheida e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personen-
   bezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der
   Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und
   des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheit-
   lichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich
   der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 § 1 Allgemeines
   Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teil-
   nehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in
   EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten
   Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte
   weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung,
   das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen, die personenbezo-
   gene Daten verarbeiten, zu beachten.

 § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kate-
     gorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzel-
     blatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden
     Daten der Mitglieder:
     Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Haus-Nr., Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum,
     Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs-und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, ggf. die Namen und
     Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im
     Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
  3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben
     werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mit-
     glieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B.
     Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
     (Ergänzung: Weiterleitung personenbezogener Daten der Mitglieder an den zuständigen Landes-
     sportbund/Landessportverband, Stadtsportbund Leipzig, Badminton Verband Sachsen, Sächsischer
     Turnverband bzw. "alleturniere" Ergebisdienst zur Erfassung der Spielerdaten.)

 § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten
     in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
     Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder
     Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
     gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Ab-
     teilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vor-
     name, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse veröffentlicht.

 § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
   Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
   § 26 BGB. Die Abteilungsleiter stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
   nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt
   werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
   zuständig.

 § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitar-
     beitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur
     Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei
     verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgege-
     ben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.
     Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen
     Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine sol-
     che Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer
     oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im
     Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitglie-
     derliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung.
     Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzu-
     geben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
     vernichtet werden.

 § 6 Kommunikation per E-Mail
  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein,
     der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt
     per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden,
     sind die E-Mail-Adressen als "bcc" zu versenden.

 § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
   Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten
   haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter,
   Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbe-
   zogenen Daten zu verpflichten.

 § 8 Datenschutzbeauftragter
   Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbe-
   zogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten. Der Vereins-
   vorsitzende ist gleichzeitig Datenschutzverantwortlicher.

 § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein.
     Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter
     Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter
     Öffentlichkeitsarbeit/Administrator, vorgenommen werden.
  2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
     Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte
     (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigungdes Ressortleiter
     Öffentlichkeitsarbeit.
     Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaf-
     ten Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter Öffentlichkeits-
     arbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und
     Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand
     nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen.
     Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB istunanfechtbar.

 § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen
     Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weiter-
     gabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
     Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen
     sind, geahndet werden.

 § 11 Inkrafttreten
   Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen
   und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

   Hinweis: Bitte beachten Sie, dass keinerlei Haftung für die korrekte Anwendung im Einzelfall
   und Aktualität der Informationen zum Zeitpunkt der Verwendung übernommen werden kann. Die
   Informationen können insoweit nur Anregungen liefern und sind stets an die individuellen
   Bedürfnisse im Einzelfall anzupassen. Wir empfehlen Ihnen im Einzelfall ergänzend rechtlichen
   Rat im Vorfeld einzuholen.